فضای Gmail شما محدود است و با گذر زمان، انبوهی از ایمیل‌ها، فایل‌های ضمیمه و عکس‌ها صندوق ورودی‌تان را پر می‌کنند. این مسئله یافتن ایمیل‌های مهم را دشوار می‌کند؛ حتی ممکن است ارسال یا دریافت پیام‌های جدید را نیز برای شما مختل کند. خوشبختانه، با چند ترفند ساده می‌توان هم فضای جیمیل را آزاد کرد و هم آن را هوشمند و سازمان‌دهی شده نگه داشت.
در این مقاله، سه روش کاربردی برای مدیریت بهتر جیمیل و فضای ذخیره‌سازی گوگل معرفی می‌کنیم و نکات مهم دربارۀ حذف اطلاعات اضافی از Gmail را برای هر روش توضیح می‌دهیم. با ما همراه باشید.
روش اول: خالی کردن حافظه با استفاده از اپلیکیشن Clean Email
پاکسازی دستی صندوق ورودی جیمیل، اگرچه امکان‌پذیر است، اغلب وقت‌گیر و خسته‌کننده خواهد بود. ابزارهایی مانند Clean Email این فرایند را به شکل قابل توجهی برای کاربران تسهیل می‌کنند.
برنامۀ Clean Email با تحلیل الگوی رفتاری شما و بررسی ایمیل‌های مشابه، پیشنهادهایی هوشمند برای حذف یا دسته‌بندی ایمیل‌ها ارائه می‌دهد. در نهایت، شما می‌توانید این پیشنهادها را به‌صورت دستی دنبال کرده یا قوانینی ایجاد کنید که ایمیل‌های مشابه در آینده را به‌صورت خودکار مدیریت، حذف یا دسته‌بندی می‌کنند.
امکانات برنامۀ Clean Email چیست؟
با استفاده از Clean Email می‌توانید ایمیل‌های قدیمی، پیام‌های تبلیغاتی و اسپم و اطلاعیه‌های گروهی را به‌سرعت حذف یا دسته‌بندی کنید.
برای مثال، بهتر است ایمیل‌هایی که بیش از شش ماه از دریافت آن‌ها می‌گذرد یا حاوی ضمیمه‌های بزرگ هستند را به‌صورت اتوماتیک از فضای ذخیره‌سازی جیمیل خود پاک کنید؛ زیرا این موارد بیشترین فضای ذخیره‌سازی را مصرف می‌کنند.
پس از انتخاب ایمیل‌های مورد نظر، با حرکت به سطل زباله و خالی کردن آن‌ها، فضای قابل توجهی آزاد خواهد شد. این روش به پاکسازی سریع صندوق ورودی Gmail کمک کرده و از پراکندگی اطلاعات نیز جلوگیری می‌کند؛ بنابراین، جیمیل شما را روان، سریع و هوشمند نگه می‌دارد!
روش دوم: پاکسازی Google Drive و Google Photos
اغلب کاربران فراموش می‌کنند که فضای جیمیل با گوگل درایو و گوگل فوتوز مشترک است. فایل‌های بزرگ، ویدیوهای طولانی و تصاویر با کیفیت بالا، سهم قابل‌توجهی از فضای ذخیره‌سازی را به خود اختصاص می‌دهند. بنابراین، پاکسازی این سرویس‌ها به آزادسازی فضای جیمیل شما نیز کمک خواهد کرد.
در گوگل درایو، کافی‌ست فایل‌ها را بر اساس حجم مرتب کرده و فایل‌های بزرگ یا تکراری که دیگر به آن‌ها نیاز ندارید را حذف کنید. توجه داشته باشید که فایل‌هایی که پیش‌تر در Google photos بک‌آپ گرفته‌اید را می‌توانید بدون نگرانی از حذف دائمی، از درایو خود پاک کنید.
در گوگل فوتوز، از صفحۀ جست‌وجوی ویدیوها و عکس‌ها استفاده کنید تا محتوای قدیمی یا غیرضروری را شناسایی کنید. همچنین، ویژگی Storage Saver امکان کاهش حجم عکس‌ها و ویدیوها بدون از دست دادن کیفیت قابل توجه را فراهم می‌کند. حذف فایل‌ها از سطل زبالۀ Google Photos نیز نکته‌ای حیاتی است؛ زیرا تا زمان خالی نکردن سطل، فضای واقعی جیمیل آزاد نمی‌شود!
روش سوم: پاکسازی حافظه Gmail با Google One Storage Manager و فیلترها
گوگل برای کاربرانی که با کمبود فضا مواجه هستند، ابزار Google One Storage Manager را ارائه کرده است. این ابزار امکان بررسی و حذف ایمیل‌ها، فایل‌ها و ویدیوها را در یک محیط یکپارچه فراهم می‌کند در حقیقت، Google One Storage Manager به شما اجازه می‌دهد بدون نیاز به مرور تک‌تک ایمیل‌ها یا فایل‌ها، فضای ذخیره‌سازی خود را مدیریت کنید.
علاوه بر آن، خود جیمیل نیز امکانات جست‌وجوی پیشرفته‌ای دارد که برای حذف ایمیل‌های حجیم یا قدیمی کاربردی هستند. برای مثال، با وارد کردن عبارت has:attachment larger:10M در نوار جست‌وجوی جیمیل می‌توانید ایمیل‌هایی با فایل ضمیمۀ بزرگ‌تر از 10 مگابایت را یافته و حذف کنید. همچنین، با جست‌وجوی عبارت older_than:2y به‌راحتی به ایمیل‌های قدیمی دست‌یافته و می‌توانید آن‌ها را پاکسازی کنید. این تکنیک‌ها فضای ذخیره‌سازی جیمیل را تخلیه کرده و سرعت و نحوه دریافت پیام در جیمیل را بهبود می‌بخشند.
چرا باید فضای جیمیل را پاکسازی کنیم؟
پاکسازی منظم فضای جیمیل بیش از آن‌که صرفاً موضوعی برای نظم‌دهی باشد، یک ضرورت برای استفادۀ سریع و آسان از خدمات هوشمند گوگل است. زیرا:
- هر ایمیل، ضمیمه و فایل ذخیره شده در جیمیل، گوگل درایو یا گوگل فوتوز، بخشی از فضای محدود شما را اشغال می‌کند. وقتی این فضا پر شود، ارسال یا دریافت ایمیل‌های جدید با مشکل مواجه می‌شود و حتی ممکن است پیام‌ها به فرستنده بازگردانده شوند.
- فضای پر شده باعث کندی عملکرد صندوق ورودی، دشواری در دستیابی به ایمیل‌های مهم و طولانی کردن فرآیند مدیریت پیام‌ها می‌شود.
- در نهایت، پاکسازی منظم فضای ایمیل، کنترل بهتری روی اطلاعات دیجیتال شما ایجاد می‌کند. با حذف ایمیل‌های غیرضروری، فایل‌ها و ویدیوهای قدیمی، اطمینان حاصل می‌کنید که فضای ذخیره‌سازی کافی برای ایمیل‌ها و اطلاعات مهم، همیشه در دسترس است و تجربۀ کار با جیمیل شما دچار اختلالی نخواهد شد.
نکات تکمیلی برای مدیریت فضای جیمیل
- همیشه سطل زباله (Trash) و پوشۀ هرزنامه (Spam) جیمیل خود را خالی کنید تا ایمیل‌های حذف‌شده فضای ذخیره‌سازی جیمیل‌تان را آزاد کنند.
- فایل‌های بزرگ را به سرویس‌های ابری دیگر یا هارد اکسترنال منتقل کرده و نسخۀ اصلی را از جیمیل و درایو حذف کنید.
- از دسته‌بندی خودکار ایمیل‌ها با فیلترهای جیمیل استفاده کنید تا ایمیل‌های تبلیغاتی یا اطلاعیه‌ها به‌صورت خودکار مدیریت و حذف شوند.
جمع‌بندی ترفندهای پاکسازی جیمیل
|
روش‌های پاکسازی حافظۀ جیمیل |
توضیحات |
|
استفاده از Clean Email |
حذف ایمیل‌های قدیمی، تبلیغاتی و غیرضروری به‌صورت هوشمند |
|
پاکسازی Google Drive و Google Photos |
حذف فایل‌ها و ویدیوهای بزرگ، استفاده از Storage Saver |
|
استفاده از Google One Storage Manager و فیلترهای جیمیل |
مدیریت یکپارچۀ فضای ذخیره‌سازی، حذف ایمیل‌های بزرگ و قدیمی |
با رعایت این سه ترفند، صندوق ورودی خود را خلوت و هوشمند نگه دارید و از مشکلات ناشی از پر شدن فضای جیمیل جلوگیری کنید. استفاده از ابزارهای پاکسازی، مدیریت فضای گوگل درایو و گوگل فوتوز و بهره‌گیری از امکانات Google One Storage Manager، به شما اجازه می‌دهد که بدون نیاز به خرید فضای اضافی، ایمیل‌ها، فایل‌ها و ویدیوهای غیرضروری‌تان را مدیریت کنید. پاکسازی منظم جیمیل، تجربۀ استفاده از این پست الکترونیک را سریع و مطمئن خواهد کرد.
سؤالات متداول
چطور بفهمم چقدر فضای ذخیره‌سازی دارم؟
به صفحۀ Google Drive Storage بروید و میزان فضای استفاده شده در جیمیل، درایو گوگل و گوگل فوتوز را مشاهده کنید.
آیا پیامک‌ها را هم می‌شود به جیمل منتقل کرد؟
بله، برای انتقال پیامک به ایمیل با روش دستی در قسمت ارسال پیامک به جای شماره تلفن پذیرنده پیام (Recipients)، آدرس ایمیلتان را تایپ کنید و بعد پیام خود را بفرستید.
آیا ایمیل‌ها فضای زیادی مصرف می‌کنند؟
ایمیل‌های دارای ضمیمه و فایل‌های تصویری یا ویدیویی بیشترین فضا را مصرف می‌کنند. ایمیل‌های سادۀ بدون ضمیمه معمولاً فضای بسیار کمی اشغال می‌کنند.
آیا پاکسازی جیمیل باعث از دست رفتن داده‌ها می‌شود؟
خیر، تا زمانی که فایل‌ها را به‌طور دائم از سطل زباله پاک نکنید، می‌توانید آن‌ها را بازیابی کنید. با این حال، پس از خالی کردن سطل، بازیابی غیرممکن است.
